Pourquoi les doubles réservations se produisent-elles et comment les éviter ?

J'avais l'habitude de penser que la double réservation faisait partie du travail. Une réunion par-ci, un appel d'un client par-là, et soudain, deux choses se disputent la même heure dans mon agenda. Cela vous rappelle quelque chose ?

En réalité, la surréservation n'est pas due à la négligence. Il est généralement dû au fait que nous essayons d'en faire trop avec trop peu de temps - et trop d'endroits pour tout gérer. Si vous êtes comme moi, vous avez des courriels, des applications de calendrier, des pings Slack et probablement quelques notes autocollantes quelque part dans le mélange. Il n'est pas étonnant que les choses deviennent désordonnées.

La vraie raison de la double réservation

D'après mon expérience, la surréservation est généralement due à l'une des trois raisons suivantes. Premièrement, il y a le fait d'avoir trop de calendriers - personnel, professionnel, projets partagés - et de ne pas les synchroniser. Deuxièmement, on dit "oui" à quelque chose sans vérifier ce qui est déjà prévu. Troisièmement, et c'est peut-être le cas le plus fréquent, les autres ne disposent pas d'un moyen simple de réserver du temps avec moi qui corresponde réellement à mes disponibilités.

Avant de régler ce problème, je manquais des appels, je précipitais des réunions et, plus d'une fois, j'ai dû envoyer le redoutable message "désolé, j'ai fait une double réservation". Ce n'était pas seulement embarrassant. Cela me donnait également l'impression d'être moins professionnelle que je ne le souhaitais.

Ce qui m'a finalement aidé à régler le problème

Ce qui a changé pour moi, ce n'est pas une plus grande discipline. C'est le passage à Doodle. Depuis, je n'ai plus jamais eu de surréservation. Doodle se connecte à tous mes calendriers et ne montre à mes clients que les plages horaires où je suis vraiment disponible. Cela signifie qu'il n'y a pas de chevauchement, pas de double réservation et pas de surprise.

Au lieu d'espérer qu'il n'y ait pas de conflit d'horaire, je peux enfin être sûre que ce qui figure sur mon calendrier correspond à la réalité. Cela me permet de gagner du temps, mais surtout d'éviter le stress.

Un petit changement qui fait une grande différence

Si vous dirigez une entreprise, jonglez avec les clients ou gérez un emploi du temps chargé, la surréservation peut vous sembler être un feu de plus à éteindre. Mais ce n'est pas une fatalité. La mise en place d'un planning adéquat transforme le chaos en quelque chose de gérable. Vous n'avez pas besoin de revoir tout votre système - choisissez une meilleure méthode de gestion du temps.

Je vous recommande Doodle. C'est l'outil que j'utilise lorsque je veux que les gens réservent du temps avec moi sans avoir à faire des allers-retours. Il est simple, fiable et respecte mon calendrier. Je ne m'inquiète plus des doubles réservations, ce qui me soulage énormément.